• João Paulo Campos Cardoso

O SEGREDO DA EFICIÊNCIA NO AMBIENTE DE TRABALHO

Você conhece ou já ouvir falar no método 5S que permite utilizar o ambiente de trabalho a favor para maior eficiência e resultados?


O 5s é uma das ferramentas do pensamento Lean, termo que surgiu na indústria de automóveis Japoneses, após a 2ª. Guerra Mundial, em contraponto à produção em massa (EUA), como um sistema de produção fundamentalmente mais eficiente. Desde então, foi possível criar uma cultura de disciplina, identificação de problemas e geração de oportunidades para melhorias. A proposta do 5s (assim como algumas outras ferramentas lean) é reduzir o desperdício de recursos e espaço de forma a aumentar a eficiência operacional.


De acordo com a filosofia japonesa, a desordem é responsável por problemas como acidentes, desequilíbrio financeiro e baixa produtividade. Isso porque o ambiente de trabalho sofre interferências contínuas dos mais diversos elementos. Por isso, a metodologia tem como base a implantação do sistema de qualidade total.


Denominada de 5s, o método ganhou o referente nome devido as 5 palavras japonesas: Seiri (utilização), Seiton (arrumação), Seiso (limpeza), Seiketsu (normalizar) e Shitsuke (disciplina). No Brasil, é comum a utilização da palavra “senso” antes de cada um dos hábitos propostos pela teoria.


ENTENDA CADA UMA DAS PALAVRAS:


1. Senso de utilização (Seiri)


Retire do espaço de trabalho tudo o que não seja útil e organize os recursos disponíveis, de acordo com a frequência de uso. Mantenha somente o necessário para a execução das atividades.


A aplicação desse conceito resulta em liberação de espaços, tornando o local de trabalho mais agradável, além de racionalizar o uso dos materiais e combater o desperdício. Em longo prazo, o senso de utilização é fundamental para manter a empresa em condições operacionais de máxima eficiência.


2. Senso de arrumação (Seiton)

Organize o espaço de trabalho e economize tempo e energia tentando encontrar objetos. Estabeleça um sistema de comunicação visual que permita o acesso rápido a todos os elementos necessários à realização de tarefas essenciais.


O segundo “S” ajuda, por exemplo, no controle de estoques e documentos, reduzindo, inclusive, os riscos de acidentes. Ainda segundo a filosofia 5S, a falta de tempo jamais deve ser utilizada como justificativa para a desordem.


3. Senso de limpeza (Seiso)

Depois de eliminar o que era desnecessário e organizar os itens da produção, é preciso mantê-los sempre limpos. Cada um dos usuários deve se responsabilizar pela conservação dos recursos.


Manter esse conceito sempre em mente aumenta a disposição para o trabalho, valoriza a imagem da empresa e melhora a apresentação de produtos e serviços. Cabe ressaltar que um ambiente de trabalho limpo também é saudável. Ou seja, além de afetar os trabalhadores no aspecto psicológico, a falta de higiene pode trazer doenças e infecções.


4. Senso de normalização (Seiketsu)

Os hábitos mencionados precisam ser estabelecidos com regras claras para tornarem-se práticas rotineiras na empresa. Crie rotinas e procedimentos sérios e faça com que os sensos de utilização, organização e limpeza sejam mais que conceitos abstratos no ambiente de trabalho.


Com o tempo e a prática constante, eles serão incorporados à cultura da empresa, gerando resultados progressivamente melhores.


5. Senso de disciplina (Shitsuke)

O conceito mais subjetivo e abrangente da filosofia 5S se refere ao caráter individual dos colaboradores. Os hábitos propostos para melhoria do ambiente devem se tornar não só parte da cultura da organização, como devem ser assimilados por todos os funcionários.


Embora os conceitos sejam relativamente simples e objetivos, a implantação dos hábitos da metodologia 5s demanda mudanças profundas de atitude por parte dos colaboradores envolvidos. A dificuldade de romper com alguns paradigmas pode ser um dos complicadores para a aplicação das técnicas. Porém, os resultados, certamente, compensarão os esforços para adoção de novos hábitos.


A filosofia japonesa dos 5S busca alcançar o aumento da disciplina, segurança e produtividade no ambiente de trabalho ao promover a consciência e responsabilidade de cada um. Manter a organização na área de trabalho é fundamental para focar as tarefas essenciais ao desenvolvimento do seu negócio.


PORQUE IMPLEMENTAR O PROGRAMA?


Os resultados obtidos pela aplicação de um programa 5S são impressionantes, desde que toda a equipe participe ativamente de sua implementação. Podemos descrever algumas vantagens:

  • Aumento da qualidade do produto ou serviço;

  • Aumento da produtividade;

  • Fornece a base necessária para implementar outros programas de qualidade;

  • Facilita a detecção de erros, objetos fora do lugar e outros problemas que precisam de atenção;

  • Prevenção de acidentes;

  • Melhoria do ambiente de trabalho;

  • Melhoria da qualidade de vida;



DICAS PARA IMPLEMENTAR O 5S


Além de angariar o envolvimento e participação de todos os funcionários, é necessário de que as pessoas estejam convencidas de que a ferramenta realmente trará benefícios tanto na vida profissional quanto pessoal. Abaixo seguem algumas dicas para melhorar o processo de implantação:


1 – Escolha um departamento para começar.


O 5s requer a utilização de recursos. Por este motivo é interessante maximizar a atenção onde o retorno será mais ágil e visível.


2 – Faça a implantação por etapas.


Cada “S” deve ser implantado no seu devido tempo. Geralmente, segue-se a sequência em que foram apresentados neste artigo. O tempo de duração de cada fase deve ser o suficiente para que as pessoas envolvidas absorvam os conceitos e adotem os mesmos como rotina no seu dia a dia. A aplicação de avaliações periódicas e utilização de quadros de gestão a vista ajudam a avaliar se a metodologia está sendo abosorvida pela organização de forma adequada.


3 – Treinamentos e cursos


Ofereça treinamentos para todos os funcionários, desde aqueles que estão no chão de fábrica até gerentes e diretores.


4 – Equipes multi-disciplinares


Crie equipes multi-disciplinares e aloque as mesmas em diferentes áreas. Estas equipes irão mapear os problemas, os desperdícios e os riscos criando planos de ação e procedimentos para manter a ferramenta em um ciclo de melhoria contínua.


5 – Seja consistente e realista.


Tire fotos do novo padrão estabelecido, crie rotinas de limpeza, organização e principalmente: seja consistente e realista às metas e padrões estabelecidos. Cada organização funciona de uma forma diferente e é fundamental que os conceitos aplicados sejam adequados a forma de trabalho.


COMO MANTER O 5S FUNCIONANDO?


Existem diversos treinamentos direcionados para a realização de auditoria interna para 5S ou 8S, pois como são programas evolutivos, é fundamental o acompanhamento sistemático das suas práticas antes de seguir para as próximas etapas e é muito bom quando essas auditorias são realizadas pelos próprios funcionários da empresa para aumentar o comprometimento e o envolvimento das pessoas em sua adesão.


Outra maneira de conseguir implementar com mais rapidez e ter um melhor acompanhamento dessa ferramenta, é com ajuda de um coach ou mentor. Eles irão observar todo ambiente, descobrir problemas, auxiliar o encontro de soluções e acompanhar toda implementação e resultados.



E a sua empresa? Já aderiu a essas práticas voltadas para a qualidade?


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